الإجابة المختصرة: إذا كان نظامك الحالي يستطيع تصدير بياناته إلى Excel، فيمكن نقل هذه البيانات إلى أودو دون أي برمجة. يستورد أودو العملاء والموردين والمنتجات ودليل الحسابات والأرصدة الافتتاحية مباشرة من ملفات Excel. وفي سديم كلاود يكون نقل هذه البيانات الأساسية مجانيًا. أما السجلات التاريخية مثل الفواتير والقيود القديمة فيمكن نقلها أيضًا بسعر يُحدد حسب حجم البيانات، مع أن الاحتفاظ بها كأرشيف هو الخيار الأنسب لكثير من المنشآت.
من أي أنظمة يمكنك الانتقال؟
من أي نظام يصدّر قوائمه وتقاريره إلى Excel أو CSV. ويشمل ذلك دفترة وقيود ووافق وZoho Books وبرامج المحاسبة المكتبية القديمة، بل وحتى ملفات Excel التي تدير بها أعمالك. لا يعتمد الاستيراد على النظام الذي تغادره، بل على الحصول منه على ملفات تصدير سليمة.
ما يُنقل بسهولة ومجانًا
| البيانات | ما تصدّره | ما يُنقل |
|---|---|---|
| العملاء والموردون | قائمة جهات الاتصال | الأسماء والأرقام الضريبية والعناوين والهواتف والبريد الإلكتروني |
| المنتجات والخدمات | قائمة الأصناف | الأكواد والأسماء وأسعار البيع والتكلفة والوحدات والفئات |
| دليل الحسابات | قائمة الحسابات | يُربط بدليل الحسابات السعودي في أودو أو يبقى كما تستخدمه اليوم |
| الأرصدة الافتتاحية | ميزان المراجعة في تاريخ الانتقال | قيد افتتاحي واحد يطابق دفاترك القديمة |
| المخزون المتاح | تقرير تقييم المخزون | الكمية والتكلفة لكل منتج ومستودع |
| الذمم المدينة والدائنة المفتوحة | تقرير أعمار الديون للعملاء والموردين | الأرصدة غير المسددة، ليستمر التحصيل والسداد دون انقطاع |
هذا كل ما تحتاجه المنشأة لتبدأ العمل على أودو من اليوم الأول بأرصدة صحيحة.
السجلات التاريخية: نقلها أم أرشفتها؟
الفواتير القديمة وفواتير الموردين والمدفوعات والقيود اليومية قرار مختلف، وأمامك فيها خياران:
| الخيار | كيف يعمل | الأنسب لـ |
|---|---|---|
| الاحتفاظ بأرشيف | تصدير السجل الكامل إلى Excel وPDF، وإبقاء النظام القديم للقراءة فقط لمدة عام | معظم المنشآت الصغيرة والمتوسطة |
| استيراد السجل التاريخي | تُحمّل المستندات السابقة إلى أودو، ويُحدد السعر حسب عدد السجلات والسنوات | المنشآت التي تحتاج إلى تقارير لعدة سنوات في مكان واحد |
في الحالتين يبقى سجلك لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك محفوظًا، فتغيير النظام لا يمحو سجل فواتيرك الإلكترونية.
خطة الانتقال خطوة بخطوة
- حدّد تاريخ الانتقال. بداية شهر أو ربع سنة أو سنة مالية. الانتقال في منتصف الفترة هو سبب أغلب المشكلات.
- صدّر البيانات من النظام القديم. جهات الاتصال والأصناف ودليل الحسابات وميزان المراجعة وتقييم المخزون وأعمار الديون، كلها في ملفات Excel بتاريخ الانتقال.
- نظّف البيانات. احذف المكرر والأصناف غير النشطة، وأكمل الأرقام الضريبية وأكواد المنتجات الناقصة. هذه الخطوة هي التي تحدد مدى سلاسة كل ما يليها.
- استورد أولًا في نسخة تجريبية. راجع العملاء والمنتجات والأرصدة في نسخة من أودو قبل العمل على قاعدة البيانات الفعلية.
- أدخل الأرصدة الافتتاحية. رحّلها من ميزان المراجعة وتأكد أنها تطابق النظام القديم حتى آخر ريال.
- سجّل أودو في زاتكا. اربط النظام الجديد واحصل على شهاداته قبل إصدار أول فاتورة منه.
- ابدأ التشغيل. ابدأ الفوترة من أودو، وأبقِ النظام القديم للقراءة فقط كأرشيف.
كم يكلّف الانتقال
- البيانات الأساسية مجانية. جهات الاتصال والمنتجات ودليل الحسابات والأرصدة الافتتاحية والمخزون مشمولة عند الانتقال إلى إحدى باقات سديم كلاود.
- السجلات التاريخية بعرض سعر. يعتمد السعر على عدد السجلات والسنوات التي تريد نقلها.
- الإعداد والتدريب اختياريان. إذا أردت مساعدة في ضبط إجراءات العمل وتدريب فريقك، فلها تسعير منفصل.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
- تشغيل النظامين القديم والجديد بالتوازي لأشهر.
- استيراد البيانات دون تنظيفها ثم محاولة إصلاحها داخل النظام الجديد.
- تأجيل التسجيل في زاتكا حتى يوم إصدار أول فاتورة.
- استيراد سنوات من السجلات لن يفتحها أحد.
الأسئلة الشائعة
هل أحتاج إلى مبرمج لنقل بياناتي إلى أودو؟
لا. إذا كان نظامك الحالي يصدّر إلى Excel، فأداة الاستيراد في أودو تقرأ الملفات مباشرة. ولا تحتاج إلى برمجة إلا في حالات هياكل البيانات غير المعتادة أو الربط المباشر مع أنظمة أخرى.
كم يستغرق الانتقال؟
يعتمد ذلك أساسًا على مدى دقة بياناتك لا على البرنامج. فالملفات السليمة بتاريخ انتقال واضح تُنقل بسرعة، أما التكرار والبيانات الناقصة فهي ما يستغرق الوقت.
هل سأفقد سجلاتي لدى زاتكا؟
لا. الفواتير المعتمدة والمُبلغ عنها تبقى لدى الهيئة، وتحتفظ بالنظام القديم كأرشيف، وتسجّل أودو قبل إصدار أي فاتورة جديدة.
ماذا لو كان نظامي لا يصدّر إلى Excel؟
معظم الأنظمة تستطيع تصدير قوائمها وتقاريرها الرئيسية على الأقل. وإن لم يكن نظامك كذلك، تواصل معنا وسنراجع خيارات التصدير معك.
تحدّث معنا عن نقل بياناتك إلى أودو
اقرأ أيضًا
قيود أم وافق: مقارنة عملية، ومتى تحتاج أودو