الخلاصة: يستغرق ربط أودو بالمرحلة الثانية من زاتكا نحو يوم عمل واحد إذا كانت بيانات المنشأة سليمة. ومعظم هذا اليوم يذهب إلى التجهيز والاختبار، أما الربط التقني نفسه فلا يستغرق سوى خطوات معدودة. يستعرض هذا الدليل التسلسل كاملاً، بما في ذلك الخطوة الوحيدة التي لا رجعة فيها.
قبل البدء: التجهيز الذي يحدد النتيجة
معظم عمليات الربط الفاشلة تفشل في هذه المرحلة، وليس في الخطوة التقنية. أحكم هذه البنود أولاً ويسير الباقي بسلاسة.
| ما تحتاجه | حيث يجب أن يكون مضبوطاً |
|---|---|
| الرقم الضريبي | 15 رقماً يبدأ وينتهي بالرقم 3، مطابق تماماً للمسجل لدى زاتكا |
| رقم السجل التجاري | على سجل الشركة في أودو |
| العنوان الوطني | رقم المبنى، الرقم الإضافي، الرمز البريدي، الحي، الشارع، المدينة، جميعها |
| الدخول إلى بوابة فاتورة | بيانات الحساب الذي ستصدر منه أكواد OTP |
| قرار اليوميات | أي يوميات المبيعات ستصدر فواتير إلكترونية، وهل تحتاج الفروع يوميات منفصلة |
خصص ساعة لمراجعة هذه البيانات مقابل بوابة زاتكا بدلاً من الافتراض. فاختلاف حرف واحد بين النظامين يوقف الإعداد، ورسالة الخطأ لن تدلك على الحقل الخاطئ.
الخطوة 1: بيانات الشركة
افتح سجل الشركة وأكمل كل حقل مما سبق. وثمة أمران يغفل عنهما كثيرون:
- يجب أن تكون الدولة السعودية في عنوان الشركة، لا فارغة ولا موروثة من إعداد آخر.
- اسم الشركة المستخدم في الشهادة محكوم بسقف 64 حرفاً. فإذا تجاوزه الاسم القانوني العربي الكامل مع نوع الكيان، فسيفشل الإعداد. استخدم صيغة مختصرة، إذ لا يلزم أن تطابق الترويسة المطبوعة.
الخطوة 2: التوطين ووحدة الفوترة
يجب تثبيت التوطين السعودي على الشركة، وتفعيل امتداد الفوترة الإلكترونية فوقه. فتثبيت التوطين وحده يمنحك شجرة الحسابات وإعداد ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15 بالمئة، لكنه لا يمنحك الربط مع زاتكا. والاثنان مطلوبان.
وإذا كان أودو مستضافاً، فتأكد من أن الوحدة مثبتة فعلاً بدلاً من افتراض توفرها تلقائياً، فهي ليست كذلك في كل إعداد.
الخطوة 3: إعداد اليومية
تُضبط الفوترة الإلكترونية على مستوى يومية المبيعات، وليس على مستوى الشركة. افتح اليومية التي ستصدر منها الفواتير وستجد قسماً خاصاً بزاتكا.
وحدد من البداية عدد اليوميات المطلوبة. فالنشاط ذو الفرع الواحد يحتاج يومية واحدة، والنشاط ذو الفروع التي يجب الإبلاغ عنها منفصلة يحتاج يومية لكل فرع، ولكل منها شهادتها المستقلة. وإضافة الفروع لاحقاً ممكنة، لكنها تعني تكرار الإعداد بالكامل لكل فرع.
الخطوة 4: الإعداد في وضع المحاكاة
هذه هي الخطوة التقنية، وتجري في بيئة اختبار أولاً. لا تبدأ في بيئة الإنتاج مطلقاً.
- ولّد طلب الشهادة من أودو. يبنيه أودو من بيانات الشركة التي أدخلتها في الخطوة الأولى. وإذا فشل هنا، فالسبب طول أحد الحقول أو نقص في البيانات، فارجع وصححه بدلاً من إعادة المحاولة.
- احصل على كود OTP من بوابة فاتورة. الكود قصير العمر ولاستخدام واحد، وكل يومية تحتاج كوداً خاصاً بها. فليكن أودو مفتوحاً وجاهزاً قبل طلبه.
- أدخل الكود في أودو وأكمل الطلب. يستبدله أودو بشهادة ويخزنها على اليومية.
وإذا فشل الإعداد في منتصفه، فلا تكرر الخطوات نفسها. فقد تبقى اليومية في حالة غير متسقة تجعل المحاولات التالية تسلك سلوكاً غير متوقع. راجع حالة اليومية أولاً.
الخطوة 5: إعداد العملاء والضرائب
نقطتان تتوقف عليهما صحة مسار فواتيرك:
نوع الشركة على كل عميل
يحدد هذا الحقل وحده مسار الإرسال بالكامل. فالعميل المسجل كـ فرد ينتج عنه فاتورة مبسطة تُرسل للإبلاغ، والعميل المسجل كـ شركة ينتج عنه فاتورة ضريبية تُرسل للمقاصة. ولا يوجد إعداد منفصل على الفاتورة نفسها.
راجع قائمة عملائك الحالية قبل الانتقال إلى الإنتاج. فالسجلات المستوردة من نظام قديم يكون هذا الحقل خاطئاً فيها في الغالب، وكل واحد منها سيفشل.
الضرائب
تأتي ضريبة القيمة المضافة بنسبة 15 بالمئة مع التوطين. وإذا كنت تستخدم ضريبة الاستقطاع فيجب إعدادها بقيمة سالبة، إذ تنتج القيمة الموجبة أخطاء تحقق تبدو غير متصلة بإعداد الضرائب ويصعب تتبعها كثيراً.
الخطوة 6: اختبر جميع أنواع المستندات
هذه هي الخطوة التي يتعجلها كثيرون، وهي سبب اختلال بيئة الإنتاج. أرسل بنجاح في وضع المحاكاة الأنواع الأربعة كلها:
- فاتورة ضريبية لعميل مسجل كشركة
- فاتورة مبسطة لعميل مسجل كفرد
- إشعار دائن مرتبط بفاتورة أصلية
- إشعار مدين مرتبط بفاتورة أصلية
وإذا كنت تبيع خدمات معفاة في القطاع الصحي أو التعليمي فاختبرها أيضاً، لأن أكواد الإعفاء تتطلب رقم الهوية الوطنية للمشتري وليس الرقم الضريبي وحده، ومن الأفضل اكتشاف ذلك الآن وليس في بيئة الإنتاج.
الخطوة 7: الانتقال إلى الإنتاج
هذه الخطوة لا رجعة فيها. فمتى انتقلت اليومية من المحاكاة إلى الإنتاج فلا يوجد طريق للعودة إلى الاختبار على تلك اليومية. وقبل التنفيذ، تأكد من نجاح الأنواع الأربعة في الخطوة السادسة.
وبعد التحويل، أصدر فاتورة حقيقية واحدة وتابعها حتى النهاية قبل العودة إلى الفوترة المعتادة. وتأكد من ظهورها بشكل صحيح على بوابة زاتكا، وليس من إفادة أودو بالنجاح فقط.
الأسبوعان الأولان
تابع هذه المؤشرات يومياً حتى تطمئن:
- أي فاتورة ليست في حالة مقبولة. عالجها في اليوم نفسه، لأن الفواتير متسلسلة، ومستند واحد متعطل يجمد كل فاتورة أُنشئت بعده على اليومية نفسها.
- تجمع حالات الرفض في وقت معين من اليوم. غالباً مشكلة منطقة زمنية، إذ يخزن أودو التوقيت بمعيار UTC بينما تتحقق زاتكا مقابل توقيت الرياض، فقد يُقرأ ترحيل نهاية اليوم كتاريخ مستقبلي.
- فشل عميل واحد بشكل متكرر. راجع نوع الشركة لديه قبل أي شيء آخر.
وضع تنبيهاً في التقويم قبل تاريخ انتهاء الشهادة بوقت كافٍ. فالتجديد يجب أن يسبق الانتهاء، إذ لا توجد فترة سماح، والشهادة المنتهية توقف الفوترة بالكامل.
نقطة البيع
إذا كنت تشغل نقاط بيع فاضبطها قبل فتح أي جلسة. فإعدادات زاتكا الناقصة قد تمنع فتح الجلسات تماماً، وأخطاء التحقق تظهر للكاشير أثناء البيع وليس في المكتب الخلفي. عرّف موظفيك بمعنى هذه النافذة، وإلا فسيأتيك في أول يوم مزدحم عدد من مكالمات الدعم تصف توقف نقطة البيع.
أسئلة شائعة
هل يمكنني التجربة في الإنتاج ثم العودة؟
لا. الانتقال إلى الإنتاج في اتجاه واحد. أكمل جميع الاختبارات في وضع المحاكاة.
هل تحتاج الفروع شهادات منفصلة؟
كل وحدة فوترة تحتاج تسجيلاً وشهادة خاصة بها. وعدد الوحدات يتوقف على طريقة تنظيم اليوميات ونقاط البيع لديك.
ماذا لو ظهر خطأ في الفاتورة بعد إرسالها؟
لا يمكن إرجاعها إلى مسودة. وهذا قيد مقصود يطابق متطلب أن المستندات المرسلة غير قابلة للتعديل. أصدر إشعاراً دائناً مرتبطاً بالفاتورة الأصلية.
كم يستغرق الأمر؟
ببيانات سليمة، نحو يوم عمل يشمل الاختبار. ومعظم المشاريع التي تطول يكون سببها تصحيح بيانات المنشأة وليس مقاومة التكامل.
إذا واجهت مشكلة
الأخطاء أثناء الإعداد أو الإرسال شائعة ومعظمها معروف. راجع دليل أخطاء زاتكا في أودو وحلولها للتشخيص الكامل.
عد إلى الدليل الكامل لمتطلبات زاتكا
هذا المحتوى لأغراض التوعية ولا يغني عن المواصفات الرسمية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وقد تختلف الشاشات والسلوك بين إصدارات أودو.